Organizacja wesela krok po kroku – zdradzamy wszystko

Jeśli zastanawiacie się, czy organizacja wesela krok po kroku bez pomocy konsultantów ślubnych jest nadal możliwa, odpowiadamy – jak najbardziej! W artykule opisujemy wszystkie etapy przygotowania, w takiej kolejności, w jakiej najlepiej je wykonywać, uwzględniając czas oraz szacowane ceny usług. Musimy też zaznaczyć, że szacując ceny, nie braliśmy pod uwagę najtańszych usługodawców, a raczej tych, których jakość pracy, gust i estetyka są na wysokim poziomie.

Nie uwzględniliśmy wszystkich atrakcji, które można zarezerwować na wesele (jak na przykład fotobudka, barman, barista czy pokaz ognia), ale staraliśmy się objąć wszystkie podstawowe kwestie, których organizacja jest potrzebna, żeby wesele mogło być po prostu fajne i przebiegać gładko 🙂

Życzymy powodzenia w organizacji Waszego wesela krok po kroku!

0. Określenie budżetu

Na samym początku musicie jasno ustalić, ile jesteście w stanie wydać na wesele (lub po prostu ile CHCECIE wydać). Wtedy stanie się jasne, na co możecie sobie pozwolić. Może się też okazać, że będziecie musieli pójść na pewne kompromisy i na przykład zrezygnować z dodatkowych atrakcji. Chcecie najlepszego DJ-a? Może będziecie musieli zrezygnować z filmowca lub barmana.

Na potrzeby artykułu dokonujemy pewnego uśrednienia. Załóżmy, że organizujemy „przeciętne” wesele – na 80 osób. W tym przypadku realną kwotą, którą będziemy musieli wydać, jest około 40 tysięcy złotych.

1. Sala weselna

Rezerwacja: rok-dwa lata przed ślubem

Tutaj nasza podróż się zaczyna… Kiedy znajdziecie wolny termin w sali weselnej, będziecie mogli zacząć rezerwować pozostałych usługodawców na tę datę. Najfajniejsze i najbardziej modne miejsca (aktualnie folwarki, stodoły) mogą być zabookowane w najgoręsztych terminach na dwa lata do przodu! Dlatego im szybciej, tym lepiej.

Sala weselna – dodatkowe koszty

W rozmowach z managerem obiektu warto wypytać o wszystkie dodatkowe, potencjalne opłaty. Istotna jest przede wszystkim opłata korkowa – za wniesienie oraz podawanie własnego alkoholu. Zazwyczaj wyraża się ona jako dodatkowa opłata za każdą butelkę. Warto wtedy zastanowić się, co będzie bardziej opłacalne – zakup własnego alkoholu i poniesienie opłaty korkowej czy kupno alkoholu w samym obiekcie.

Inne ukryte opłaty, poza opłatą korkową, z jakimi możecie się spotkać w umowie z salą weselną, to za:

• nadgodziny pracy obsługi,
• parking – jeśli obiekt posiada własną bazę noclegową, z której nie korzystacie i tym samym Wasi Goście blokują miejsca parkingowe dla innych,
• podawanie ciepłych napojów.

Dlatego czytajcie uważnie umowy z salą weselną i negocjujcie!

Sala weselna – co jest istotne?

Poniżej kilka spraw, na które warto zwrócić uwagę podczas wyboru sali weselnej. To przede wszystkim udogodnienia dla Gości oraz kwestie wygody:

• Klimatyzacja – to zawsze ważna sprawa, ale zwróćcie na nią uwagę zwłaszcza w przypadku rustykalnych obiektów: odnowionych folwarków czy stodół. Może Wam się wydawać, że to stara cegła, kamień i że w ogóle w środku będzie chłodnia, ale nic z tych rzeczy. Często dachy takich budynków nie posiadają izolacji, co w połączeniu z dużymi, otwartymi wejściami może naprawdę „podgrzać atmosferę” podczas największych upałów.
• Szerokie wejścia. Jeśli do sali weselnej prowadzą zwykłe drzwi, wchodzenie do niej Gości po życzeniach będzie trwało bardzo długo. Szerokie, duże wejście to gwarancja wygody – nikt wtedy nie będzie musiał się przeciskać.
• Podjazd dla wózków – absolutny must-have, jeśli wśród Gości mamy rodziców z dziećmi oraz osoby niepełnosprawne.
• Odległość stołów od ścian/wielkość sali. Jeśli po wstępnym rozplanowaniu stołów znajdują się one bardzo blisko siebie lub blisko ścian, wstawanie oraz przechodzenie pomiędzy stolikami może być problematyczne. Zadbajcie o odpowiednią ilość miejsca.
• Miejsce dla DJ-a, fotografa i filmowca – tutaj mamy dla Was rzadko spotykaną wskazówkę. W miarę możliwości zadbajcie o to, aby wyżej wymienieni wykonawcy znaleźli miejsce w tej samej sali, w której stołować się będzie cała reszta Gości. Zdajemy sobie sprawę, że to nie zawsze wykonalne, ale optymalna sytuacja to taka, kiedy ludzie odpowiedzialni za rozkręcanie i uwiecznianie imprezy mogą cały czas obserwować, co się dzieje i reagować.
• Przystawki, które czekają już na Gości od razu po wejściu na salę. Nie wiem, jak Wy, ale po ceremonii ślubnej i życzeniach ja zazwyczaj jestem już głodny 🙂 Przygotowując przystawki, w fajny sposób zatroszczycie się o swoich Gości.

Sala weselna – cena: 200 zł za talerz.

Kwestia noclegu lub transportu dla Gości

Najlepiej zająć się tą sprawą zaraz po rezerwacji sali. Jeśli odległość od miejsca zamieszkania większości Gości nie jest duża, możemy wynająć busy, które będą kursować w późnych godzinach i rozwozić Gości do domów. Jeśli odległości są większe, można pomyśleć o rezerwacji noclegów. Lepiej zrobić to wcześniej niż później – żeby nie okazało się, że miejsca noclegowe w obiekcie, w którym organizujecie wesele, są już zajęte.

Warto pamiętać, aby skoordynować płatności z czasem potwierdzenia przez Gości przybycia – wtedy w razie odmów Gości można jeszcze zmniejszyć pakiet noclegów.

2. Ceremonia ślubna – kościelna, w USC lub humanistyczna

Rezerwacja: od razu po rezerwacji sali weselnej

Kiedy mamy już zarezerwowaną salę weselną, możemy zarezerwować datę ceremonii. Tutaj, w zależności od przekonań i innych uwarunkowań, możecie zdecydować się na ślub konkordatowy (kościelny), cywilny lub humanistyczny.

W przypadku problemów z księdzem, datą ślubu cywilnego (niektóre urzędy nie udzielają ślubów w sobotę lub tylko w wybrane soboty) czy rezerwacją ślubu cywilnego w plenerze, warto pomyśleć o ślubie humanistycznym, który jest dużo bardziej elastyczną formą. Pamiętajcie, że legalnie przypieczętować swój związek możecie w każdej chwili – np. tylko w obecności Świadków.

Zastanawiając się, ile kosztuje ślub w kościele albo ile kosztuje ślub w urzędzie stanu cywilnego, należy wziąć pod uwagę również potencjalne koszty dekoracji lub tłumaczenia – jeżeli stanowicie międzynarodową Parę. W przypadku ślubu w kościele, możemy skorzystać z „przyparafialnej” florystki lub powierzyć zadanie profesjonalnej firmie, którą zatrudniamy do całościowej dekoracji. Zatem ile kosztuje ślub w kościele, urzędzie stanu cywilnego, a jaki jest koszt ślubu humanistycznego?

Ślub kościelny – koszt: 1100 zł (licząc wynagrodzenie dla organisty).

Ślub w urzędzie stanu cywilnego – koszt: 80-1300 zł (w zależności do tego, czy ceremonia odbywa się w USC czy poza nim, czy konieczne jest zatrudnienie tłumacza).

Ślub humanistyczny – koszt: 1000-2000 zł (w zależności od tego, czy ceremonia przygotowywana jest tylko w języku polskim czy w dwóch językach).

Ceremonia w plenerze – o czym pamiętać?

Organizując ceremonię ślubną w plenerze, warto pomyśleć o nagłośnieniu. Nawet jeśli nie zapraszacie wielu Gości, głos na wolnym powietrzu bardzo mocno się rozchodzi. Jeśli zatrudniacie DJ-a lub zespół, warto poprosić ich o nagłośnienie uroczystości. Jeśli w trakcie ceremonii mają pojawić się jakieś utwory muzyczne, zadbajcie koniecznie o wcześniejsze skoordynowanie przebiegu z osobami odpowiedzialnymi za ich granie/odtwarzanie.

I może jeszcze jedna techniczna uwaga: źródło dźwięku nie powinno stać za daleko od miejsca ceremonii, żeby nie powstały zakłócenia oraz opóźnienie.

W przypadku ślubu w plenerze obowiązkowe jest też przygotowanie planu awaryjnego, to znaczy zadaszonego miejsca, w którym ceremonia może odbyć się w razie złej pogody. Alternatywnie – możecie wyposażyć Gości w parasolki, które na przykład rozdadzą Świadkowie lub zostaną one umieszczone w koszu z tyłu miejsca ceremonii.

Jeśli ceremonia odbywa się na otwartym słońcu, przygotowanie zadaszonej altanki dla Was oraz – ponownie – parasoli dla Gości będzie bardzo wskazane. Naprawdę nie chcecie spływać potem już na samym początku imprezy, nie mówiąc już o makijażu Panny Młodej.

Miłym gestem oraz potwierdzeniem, że jesteście ogarniaczami na 100%, będzie zapewnienie Gościom zimnych drinków przed ceremonią i po niej, już podczas życzeń. Nie ma co czekać do wielkiego toastu – jeśli ślub odbywa się tradycyjnie latem, a ceremonia jest plenerowa, Goście na pewno będą już bardzo spragnieni.

Życzenia na ślubie – gdzie powinny się odbyć?

Jeśli jest taka możliwość, życzenia także nie powinny odbywać się w pełnym słońcu. Kiedy jest bardzo gorąco, najlepiej po plenerowym ślubie przejść już do sali w weselnej. Albo może w pobliżu miejsca ceremonii znajduje się zacieniony ogród? W każdym razie, Młoda Para po zakończeniu ceremonii powinna ruszyć do tego wybranego miejsca – Goście naturalnie za Wami podążą.

Najlepiej, jeśli za Wami zostanie umieszczony stolik, gdzie będzie można odkładać prezenty. A Świadkom można oczywiście powierzyć przyjmowanie ich oraz następnie przeniesienie do bezpiecznego miejsca.

Czym zająć się w następnej kolejności, po rezerwacji terminu ceremonii?

3. Zaproszenia

Zamówienie: co najmniej kilka miesięcy przed wysłaniem

Wysłanie: pół roku przed ślubem

Kiedy znacie już termin ceremonii, możecie zająć się zaproszeniami. Warto dać sobie czas na wypracowanie kompromisu pomiędzy tym, co oboje lubicie oraz na poprawienie ewentualnych błędów.

Zaproszenia – cena: 5 zł za sztukę.

Cena jest zależna od zamawianej ilości, jakości oraz skomplikowania (czy zaproszenie jest na przykład składane, na ilu stronach znajduje się nadruk).

4. DJ/zespół

Kolejny krok to zapewnienie muzyki na weselu. Wybierając DJ-a lub zespół, kluczowe będzie ustalenie stylistyki repertuaru. Zorientujcie się w przykładowych, proponowanych przez wykonawcę utworach i zorientujcie się, czy to bajka Wasza i Waszych Gości – nie warto raczej zmuszać DJ-a do grania utworów, do których nie jest przekonany.

Umowa z DJ-em

Jeśli nie chcecie na swoim weselu disco polo i bardzo Wam na tym zależy, może warto nawet zawrzeć tę kwestię w umowie z DJ-em lub zespołem i obwarować karą umowną. Wtedy będziecie mieli pewność, że muzycy nie stwierdzą, że „wiedzą lepiej” i nie zaczną grać biesiadnych szlagierów, bo w ich opinii Goście się nie bawią.

Możecie przekazać DJ-owi kilka Waszych ulubionych piosenek, upewnić się co do oferowanych gatunków muzycznych i czasów, ale resztę pozostawcie fachowcom. To oni powinni wiedzieć, co sprawdza się podczas przyjęć weselnych. W końcu dlatego zatrudniacie DJ-a czy zespół, a nie puszczacie muzykę z laptopa.

Decydując się na zespół weselny, warto sprawdzić jego poziom na próbie, dokładnie dowiedzieć się, w jak długich setach gra utwory, w jakich godzinach i do której możecie liczyć na jego pracę. Co dalej?

DJ na wesele – cena: 3000 zł.

Zespół na wesele – cena: 5000 zł.

5. Fotograf

Polski rynek fotografów ślubnych rozkwita. Prawdziwych profesjonalistów i artystów jest coraz więcej, dlatego nie powinniście mieć problemu ze znalezieniem kogoś, kto trafia w Wasz gust. Przejrzyjcie portfolio wybranych usługodawców i sprawdźcie, czy nadajcie na tych samych falach, ponieważ fotograf to osoba, która będzie Wam towarzyszyła bardzo dużo – w czasie przygotowań i większości dnia ślubu.

Dowiedzcie się, czy w cenę wliczony jest album oraz ile odbitek otrzymacie. Rezerwacje z rocznym i większym wyprzedzeniem mile widziane.

Fotograf – cena: 4000 zł.

6. Film ślubny

W następnej kolejności zastanówcie się, jak długiego filmu oczekujecie (od tego zależna będzie też cena). Coraz więcej filmowców oferuje zresztą tylko krótkie formy – minęły już czasy, kiedy uwieczniony musiał zostać każdy Gość i każde przeżucie de volaille’a. Chodzi raczej o to, aby uchwycić emocje i najważniejsze momenty.

Warto też zastanowić się nad nowymi propozycjami na rynku ślubnym – może fajniejsze będzie uwiecznienie Waszej podróży poślubnej czy ślubnej (elopement) i wykorzystanie tylko fragmentów z dnia ślubu?

Wideofilmowanie – cena: 4500 zł.

7. Suknia ślubna i garnitur

Zakup: kilka miesięcy wcześniej

Tutaj także ważne jest wcześniejsze planowanie. W przypadku sukni ślubnej trzeba dać sobie zapas na opóźnioną przesyłkę, pomyłkę w wysyłce (jeśli zamawiacie gotową suknię przez Internet), poprawki, przeróbki czy całkowitą zmianę kreacji na inną.

Suknia ślubna – ukryte koszty

Warto wiedzieć, że przy zakupie sukni ślubnej możecie trafić na ukryte koszty, niewliczone w cenę samej kreacji. To koszty poprawek, które w niektórych salonach są dodatkowo płatne.

Suknia ślubna – cena: 3000 zł.

Garnitur – cena: 2000 zł.

8. Tort

Cena dobrego tortu może Was zaskoczyć, ale przecież wszyscy wiemy, że dobra czekolada, orzechy czy śmietana nie są tanie. Po zamówieniu zastanówcie się nad momentem podania tortu – możecie sprawdzić, co sądzimy o tym tutaj.

Tort – cena: 500 zł.

9. Obrączki

Zamówienie: to zależy…

Pół roku wcześniej spróbujcie wybrać obrączki, bo prawdopodobnie podoba Wam się coś innego i będziecie musieli dopiero osiągnąć kompromis. Tym sposobem będziecie mieli czas na przemyślenie i przy drugiej wizycie u jubilera lub podejściu do zakupu traficie w dziesiątkę. Jeśli interesują Was inne obrączki, np. z węgla czy drewna i możecie zamówić je tylko przez Internet, tym bardziej należy zrobić to wcześniej – bo a nuż Wam się nie spodobają i będziecie musieli je zwrócić i wybrać coś innego.

Obrączki – cena: 1000 zł za komplet.

Przy szacowaniu ceny uśredniliśmy różne opcje – tańsze i droższe obrączki złote, drewniane, wolframowe.

10. Dekoracja

Uwierzcie, lepiej powierzyć to zadanie profesjonalistom. Część dekoracji na Wasz ślub wypożyczacie tylko od dekoratora (wazony, szkła, pokrowce itd.), który już wszystkie te rzeczy posiada. Przygotowanie ich samemu, często łączące się z zakupem niektórych elementów, wcale nie musi być mniej kosztowne niż wynajęcie florystki. Nie chodzi też o to, żeby Panna Młoda przed ślubem pokazywała się wszystkim Gościom i sama nerwowo rozkładała winietki na stołach.

Firma dekoracyjna – czy warto?

Lepiej nie polegać też na samych dekoracjach oferowanych przez salę – o ile mogą być one wystarczające do ceremonii plenerowej, to niekoniecznie wewnątrz obiektu. Często nie ma tutaj dużego wyboru w dekoracjach stołu, a zdarzają się też kwiaty z wczorajszego wesela. Warto zaufać firmie o węższej specjalizacji, czyli dekoratorom.

Dekoracje ślubne – cena: 5000 zł (razem z bukietem, butonierkami i dekoracją miejsca ceremonii).

11. Makijaż i fryzura

Warto umówić się na makijaż próbny. Jako Panna Młoda niekoniecznie musisz podążać za panującymi trendami, ale starać się dopasować make-up do własnej urody. Aby makijaż utrzymał się przez cały dzień, musi być naprawdę mocny – i nie musisz martwić się tym, że Twoja twarz będzie wyglądała sztucznie czy nienaturalnie. Bo tego dnia najważniejsze jest, żeby make-up przetrwał do samego rana i żebyś wyglądała świetnie na każdym zdjęciu 🙂

UWAGA: Jeśli decydujesz się na sztuczne rzęsy, wcześniej przetestuj je i sprawdź, czy nie jesteś na nie uczulona. Podobnie jest z wypełnianiem ust.

Co do fryzury – tutaj także próba jest wskazana. I tak samo, lepiej dopasować fryzurę do specyfiki Twoich włosów, a nie trendów. Bo na przykład sztuczne loki mogą rozpaść się po kilku godzinach, jeśli Twoje włosy naturalnie się nie kręcą. Fryzura powinna także pasować do sukienki.

Makijaż – cena: 300 zł (razem z makijażem próbnym).

Fryzjer – cena: 400 zł (razem z fryzurą próbną).

12. Plan stołów

Jeśli chcecie uniknąć zamieszania, lepiej tradycyjnie postawić na przygotowanie planu stołów. Jak uporać się z tym w sumie trudnym zadaniem, przeczytajcie tutaj.

13. Podział ról

Wybierając Świadkową i Świadka, zadbajcie o to, żeby były to osoby odpowiedzialne i zorganizowane.

Zadania Świadkowej na ślubie

Świadkowa będzie dobrym łącznikiem pomiędzy osobą prowadzącą ceremonię, DJ-em, fotografem a Młodą Parą – aby skoordynować na przykład wejście Panny Młodej, muzykę i cały przebieg wydarzeń. Inne zadania Świadkowej na ślubie to klasycznie pomoc Pannie Młodej w korzystaniu z toalety oraz bycie „kurierem” – przynoszenie z pokoju kosmetyków i innych potrzebnych rzeczy.

Zadania Świadka na weselu

Świadek może być odpowiedzialny za przejmowanie kopert i prezentów. Powinien stać obok Młodej Pary od początku życzeń, a następnie przenieść prezenty do wskazanego wcześniej bezpiecznego miejsca. Inne zadania Świadka na weselu to oczywiście dbanie o alkohol oraz rozliczenia – warto je powierzyć odpowiedzialnym osobom. Mogą to być też Rodzice.

14. Prezenty – podziękowania dla Gości

Podziękowania dla Gości to na pewno nie obowiązkowa pozycja i nie musi pochłaniać sporej części Waszego budżetu. Fajnym pomysłem będą sukulenty, małe drzewka czy plastry drewna z wygrawerowanymi imionami Gości, które w trakcie wesela służą jako winietka, a później mogą być używane jako podstawki do kubków. Przeczytajcie więcej o prezentach dla Gości.

Jeśli chcecie przygotować prezenty sami, nie zostawiajcie tego na ostatni tydzień przed ślubem. Nie warto zarywać nocy 🙂

Podziękowania dla Gości – cena: 2 zł za sztukę.

15. Tłumaczenie przemów – wesele międzynarodowe

W przypadku wesela międzynarodowego warto przygotować wcześniej tłumaczenia przemów na wydrukach, które Świadkowie rozdadzą w odpowiednim momencie Gościom. O weselach międzynarodowych więcej przeczytacie tutaj.

16. Przygotowanie Młodej Pary w dniu ślubu

Nie zapomnijcie o drugiej koszuli dla Pana Młodego (garnitur to latem prawdziwy kiler) i chusteczkach, które mogą przydać się każdemu 🙂

Panna Młoda powinna mieć pod ręką agrafki (w razie gdyby suknia okazała się jednak trochę za duża lub – odpukać – uległaby „awarii”). Warto pamiętać też o igle i nitkach w kolorze garnituru Pana Młodego i sukni Panny Młodej.

17. Enjoy!

Organizacja wesela krok po kroku za Wami. Nie zapomnijcie dobrze bawić się na własnym weselu! Kiedy wszystko jest już przygotowane, a o powyższych kwestiach pomyśleliście z dużym wyprzedzeniem – w przeddzień ślubu wreszcie wyluzujcie, a kiedy nadejdzie godzina zero… po prostu dobrze się bawcie.

Zdjęcia (poza oznaczonymi): Kapala Weddings

PS Warto pamiętać, że przedstawione w artykule średnie wyceny dotyczące organizacji poszczególnych elementów wesela są aktualne na rok 2018 🙂

Zobacz sprawdzone firmy, które mogą pomóc ci w organizacji wesela: katalog firm.